Место наличных в финансовой отчетности

Несмотря на то, что количество операций, проводимых в наличности среди чешских фирм и предпринимателей, стремительно падает, они по-прежнему имеют место быть. Мы живем в цифровую эру, где правят такие же цифровые деньги, но сегодня мы поговорим o роли наличных в финансовой отчетности, их учете, установленных лимитах на платежи наличными и людях, которые обычно проверяют сумму наличных платежей, а также о том, каковы обязательства сотрудника, которому поручено управление наличными денежными средствами.

Отчетность фирмы

Для начала давайте разберем счет, на котором хранятся корпоративные средства. На таком счете регистрируется следующее:

• статус и движение наличных денежных средств на основании кассовых чеков; 
• статус и движение чеков, полученных вместо наличных, и безналичных ваучеров (например, ваучеров на товары, услуги);
• состояние и перемещение ценных бумаг (например, почтовые марки, инспекционные акцизы, предназначенные для маркировки алкоголя, дорожные наклейки, марки для оплаты государственных пошлин, телефонные и другие карточки, если они имеют ценность, которую можно будет обналичить после введения их в эксплуатацию); кроме того, ваучеры на питание, если питание обеспечивается талонами на питание. 

Имейте ввиду

• Денежные средства и ценности, переданные работникам для использования в заранее определенных целях, а также чеки отражаются в отчете как дебиторская задолженность работников или соучредителей фирмы. 
• Аналитические счета отражают статус и движение иностранных валют, чеков, векселей в иностранной валюте отдельно по каждой валюте. 
• В случае касс в иностранной валюте (касса предприятия в иностранной валюте по отдельным валютам) первоначально выдаются кассовые чеки и отслеживается вся запись в соответствующей иностранной валюте. В бухгалтерской отчетности валюта всегда пересчитывается в Чешские кроны. Используется обменный курс в соответствии с внутренними правилами компании для пересчета валют (возможные варианты описаны в Законе о бухгалтерском учете). Когда правило будет выбрано, оно должно быть применено. Варианты следующие (в соответствии с учетной политикой): 

• применение текущего официального обменного курса Чешского Нацбанка;
• применение фиксированного обменного курса: речь идет о курсе, установленном внутренним регулированием компании на основе обменного курса Чешского Нацбанка, который используется предприятием в течение заранее определенного периода времени (этот период не может превышать отчетный год);
• применение курса, по которому иностранная валюта была куплена или продана;
• в определенных случаях руководствоваться можно и другими законами, которые четко определяют правила конвертации. 

Курсы валют

Поговорим о правилах пересчете валют на кроны в соответствии с Трудовым кодексом (Закон № 262/2006) при расчете командировочных расходов. 

Обязательное использование курсов: 

1. при отправлении сотрудника или же директора компании в зарубежную коммандировку, выплачивается аванс в валюте страны, в которую отправляется сотрудник. Для пересчета валюты на чешские кроны используется ставка ЧНБ, действующая в день выплаты аванса; 
2. при финальном расчете с сотрудником, если аванс поностью не покрыл коммандировочные расходы, используется ставка ЧНБ, действительная в день выплаты аванса;
3. при расчете суммы обязательства работника по возврату средств, если аванс был выше, и работник возвращает сумму в чешских кронах, используется курс ЧНБ, действующий в день выплаты аванса
4. при расчете суммы обязательства работника по возврату средств, если аванс был выше, и работник возвращает деньги в валюте, отличной от той, в которой был выплачен аванс (поскольку работник за границей обменял предоставленные средства на другую валюту) – используется курс, предоставленный работником; 
5. при расчете командировочных, в случае, если аванс не был сотруднику выдан, используется ставка ЧНБ, применяемая в день начала зарубежной командировки; 
6. при учете движения денежных средств в в остальных случаях, используется действующий в компании курс (согласно учетной политики компании) на дату проведения бухгалтерской операции. 

Общие положения расчета 

Иностранная валюта ведется параллельно с чешской валютой. Остаток денежных средств в в валютной кассе предприятия пересчитывается ко дню составления годового отчета по девизовому обменному курсу, заявленному ЧНБ для этой конкретной даты. 

Ограничения

Закон об ограничениях на оплату наличными № 254/2004 оговаривает:

• что плательщик, при оплате сумм, превышающих лимит, обязан производить платеж только в безналичном порядке;
• что получатель платежа, чья величина превышает лимит, не имеет право принять этот платеж наличными. 

Допустимый лимит с 01.12.2014 для наличного расчета — 270 000 крон в день от одного клиента (за последние 15 лет лимит рос и падал, достигая то 15 000 евро, то 350 000 крон). 

Ограничения не распространяются

Обязательство соблюдать лимиты не распространяется на перечисленные ниже оплаты, указанные в законе: 

• уплата налогов, сборов и других аналогичных денежных платежей, осуществляемых в соответствии с Налоговым кодексом или в соответствии с Таможенным законом, если иное не предусмотрено законодательством;
• выплаты по заработной плате;
• выплаты по пенсионному страхованию, включая разовые выплаты и выплаты пособий из пенсионных фондов и фондов-участников, управляемых пенсионной компанией;
• платежи, сделанные во время кризиса, закрепленного в соответствии со специальным правовым регулированием;
• оплаты страховых взносов и выплаты, полученные от частных страховых компаний;
• платежи, произведенные Чешским национальным банком (ЧНБ) за продажу памятных монет;
• платежи, полученные судебным приставом, судом или административным органом при экзекуции или исполнении постановления.

Особенности

• Лимит включает все платежи в чешской и иностранной валютах, сделанные одним и тем же плательщиком(контрагентом) одному и тому же получателю этих платежей в течение одного календарного дня. 
• Платеж в иностранной валюте конвертируется в Чешские кроны по курсу валютного девизового рынка, объявленному ЧНБ-ом и действующему на дату платежа. 
• Наличные платежи обычно проверяются кассиром или бухгалтером фирмы. 

Казначей

В настоящее время нет нормативных положений, предусматривающих, что кассиром не может быть тот же человек, который выполняет роль бухгалтера в этой фирме (это ограничение действовало до конца 1991 года с целью разграничить эти должности в случае, если владельцем было государство). В настоящее время в компетенцию каждой компании (точнее сказать, ее владельца/собственника) входит определение лица, которое будет работать в должности казначея. 

В соответствии с Трудовым кодексом (раздел 252) с работником, который будет выполнять функцию казначея, заключается Договор об ответственности за доверенные ценности. 

Основные виды деятельности казначея фирмы:

1. он/она ведет учет движения денежных наличных средств и ценных бумаг. Регистр обычно представляет собой стандартную кассовую книгу, причем отдельную для каждой валюты и вида ценных бумаг; если он/она ведет книгу вручную, то делает это под копирку: кассир передает копию вместе с квитанциями о поступлении средств в бухгалтерию. 

2. он/она выписывает кассовые чеки и несет ответственность за их формальную правильность: форма кассовых чеков не предписана конкретным законом, но должна соответствовать требованиям, выдвигаемым к бухгалтерским документам Законом о бухгалтерском учете. 

Кассовый документ должен содержать название организации и включать идентификацию лица, принявшего денежные средства или ценные бумаги, краткое описание операции учета, дату выдачи кассового чека, подпись получателя наличных и подпись кассира (кассир проверяет формальную точность кассовых чеков). Казначей не может выдать кассовый чек без проверки достоверности первоначального документа, на основании которого он выдает кассовый документ. Лица, ответственные за достоверность исходных документов и образцов подписей на них, должны быть определены внутренним уставом каждой компании.

3. он/она обеспечивает непрерывную нумерацию кассовых чеков: нумерация кассовых чеков является восходящей, непрерывной и обычно вносится в отдельные кассовые книги. 

4. он/она проверяет сумму наличных платежей: проверка соответствует вышеуказанному ограничению наличных платежей, описанному в Законе. 

Примечание

Физическое лицо совершает правонарушение, принимая денежную оплату, произведенную с нарушением данного закона. За нарушение может быть наложен штраф в размере до 500 000 Чешских крон. В случае юридического лица, сумма штрафа может достигать 5 000 000 Чешских крон. 

5. он/она обеспечивает пополнение денежных средств и ценных бумаг и перевод/вклад наличных средств в банк. 

6. он/она в назначенные часы получает и распределяет наличные деньги и выдает ценные бумаги. 

7. он/она передает кассовые чеки для проводки. 

Инвентариазация и архивирование

1. Как и другие активы, денежные средства подлежат инвентаризации. Денежная наличность инвентаризуется минимально один раз в год согласно Закону о бухгалтерском учете; это обязательно. На практике денежные средства и ценные бумаги проходят инвентаризацию гораздо чаще, чем другие активы. Здесь речь идет о так называемой Внеплановой инвентаризации. Например, при смене кассира или не запланировано, по решению руководства компании. 
2. Разница в денежных запасах, обнаруженная во время инвентаризации – когда фактическое состояние средств ниже, чем в бухгалтерском учете – называется дефицитом денежных средств и ценных бумаг. В случае дефицита обычно возникает претензия к лицу, ответственному за компенсацию недостачи.
3. Бухгалтерские записи необходимо архивировать – так велит Закон. Архивация кассовой повестки определена сроком 5 лет (начиная с конца отчетного периода, к которому они относятся) и применяется для бухгалтерских документов и книг. В то же время, однако, Закон устанавливает обязательство уважать другие законы при архивировании, где обязательство по архивированию обычно дольше (например, документы по НДС архивируется 10 лет; документы по заработной плате для пенсий – 30 лет). 

Регламент кассы компании

Каждой компании рекомендуется издать внутренний регламент кассы, который будет определять:

• деятельность казначея, в том числе проверку ограничений для наличных платежей, описанных выше;
• безопасность передвижения денежных средств (при пополнении наличных, хранящихся в кассе и вклада наличных в банк);
• инвентаризацию кассы, где хранятся денежные средства и ценные бумаги;
•  архивацию делопроизводства кассы;
• другие правила, в частности, необходимость принять решение о правилах конвертации соответствующих валют (если иное не предусмотрено отдельным внутренним регламентом фирмы).

Форма этого регламента зависит от конкретных условий и организации предприятия. Форма внутреннего регулирования также тесно связана с системой учета компании. Эти нюансы могут сильно отличаться у предприятий-миллионеров с крупными филиалами, которые мы не будем рассматривать.

Остались вопросы? Задайте нам их прямо сейчас! Мы с 2006 года оказываем бухгалтерские и консультационные услуги.